거래명세서 작성 · 무료 거래명세서 양식

거래명세서 작성 방법

칸을 채우면 미리보기에 실제 인쇄될 A4 거래명세서가 바로 그려집니다. 엑셀 양식처럼 칸 너비를 맞추거나 합계 수식을 고칠 필요가 없고, 휴대폰에서도 같은 방법으로 쓸 수 있습니다.

• 내 사업자 정보(공급자)를 처음 한 번만 입력합니다. 견적서 작성 도구와 정보를 함께 쓰므로 견적서에서 이미 입력했다면 자동으로 채워집니다.
• 받는 분(공급받는자)을 입력하거나 저장해 둔 거래처를 불러옵니다.
• 품목에 품목, 규격, 수량, 단가를 넣으면 공급가액과 세액이 계산됩니다. 날짜가 다른 납품을 한 장에 모을 때는 품목마다 거래일을 지정하세요. 비워 두면 거래일자가 들어갑니다.
• 외상 거래라면 전잔금과 이번 입금액을 적어 두세요. 잔액(전잔금 + 이번 합계 − 입금)이 자동으로 계산됩니다.
• PDF 저장 · 인쇄를 누르고 인쇄 창에서 프린터를 고르거나 PDF로 저장을 선택합니다. 휴대폰에서는 이미지로 저장으로 바로 보낼 수도 있습니다.
• 견적서 작성 도구에서 이 견적으로 거래명세서 만들기를 누르면 받는 분과 품목, 부가세 설정이 그대로 넘어옵니다.

거래명세서 각 항목의 의미

• 거래일자·문서번호: 물품이나 용역을 넘긴 날짜와 관리 번호입니다. 번호는 날짜와 순번으로 자동으로 매겨집니다.
• 공급자·공급받는자: 파는 쪽과 사는 쪽의 등록번호, 상호, 성명, 주소, 연락처입니다. 공급자 칸의 업태·종목은 사업자등록증에 적힌 대로 쓰면 됩니다. 사업자등록번호는 마지막 자리 검증번호로 형식을 확인해 잘못 입력하면 바로 알려 줍니다.
• 월일·품목·규격·수량·단가: 실제로 넘긴 물건이나 용역의 내역입니다. 거래명세서는 상대방이 받은 물건과 수량을 대조하는 용도로 많이 쓰이므로 규격(크기, 색상, 모델명)을 구체적으로 적을수록 좋습니다.
• 공급가액·세액: 부가가치세를 뺀 금액과 부가가치세(10%)입니다. 면세나 영세율을 고르면 세액 칸이 빠집니다.
• 합계금액: 숫자와 함께 “일금 삼백삼십만원정”처럼 한글로도 자동으로 적힙니다.
• 전잔금·입금·잔액: 이전에 받지 못한 금액, 이번에 받은 금액, 남은 금액입니다. 거래가 잦은 거래처와 외상 잔액을 함께 확인할 때 씁니다.
• 인수자: 물건을 받은 사람이 확인 서명을 하는 칸입니다. 종이로 출력해 납품할 때 받는 분의 서명을 받아 두면 납품 사실을 확인하는 자료가 됩니다.

공급자 보관용·공급받는자 보관용 2부 인쇄

종이 거래명세표처럼 같은 내용을 두 부 만들어 한 부는 공급자가, 한 부는 공급받는자가 보관하는 방식이 흔합니다. 2부를 고르면 A4 한 장 위쪽에 공급자 보관용(빨간색), 아래쪽에 공급받는자 보관용(파란색)을 나란히 인쇄하고 가운데에 자르는 선을 넣습니다. 흑백 프린터로 인쇄해도 칸과 글자는 그대로 보입니다.

반쪽 크기에는 품목 9개까지 들어갑니다. 끝전 절사·원천징수 줄이나 여러 줄의 비고가 붙으면 그만큼 줄어들고, 넘치면 글자가 잘리지 않도록 자동으로 두 장에 나눠 한 장씩 인쇄합니다. 상대방에게 파일로만 보낼 때는 1부를 고르면 공급받는자 보관용 한 장만 만들어집니다.

거래명세서와 세금계산서의 차이

거래명세서는 법에서 정한 서식이 없는 거래 당사자 사이의 확인 문서입니다. 무엇을 언제 얼마나 넘겼는지 자세히 적을 수 있어 납품 확인이나 대금 정산에 편리하지만, 세금 신고에 쓰는 법정 증빙은 아닙니다.

세금계산서는 부가가치세법에 따른 증빙으로 공급자 등록번호와 성명 또는 명칭, 공급받는 자 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일을 반드시 적어야 합니다. 국세청 안내에 따르면 법인사업자와 직전 연도 공급가액(과세분과 면세분 합계)이 8천만 원 이상인 개인사업자는 전자세금계산서를 발급해야 하며, 전자세금계산서는 발급일 다음 날까지 국세청에 전송해야 합니다.

사업자가 사업과 관련해 다른 사업자에게 거래 건당 3만 원(부가세 포함)을 넘는 금액을 지출할 때는 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 같은 지출 증명서류를 받아야 합니다(국세청 안내). 거래명세서만 주고받았다면 이 증명서류를 따로 갖춰야 합니다. 부가가치세가 면제되는 거래에는 세금계산서 대신 계산서를 발급합니다.

월말에 한 번 세금계산서를 발행한다면

거래처와 자주 거래하면 그때그때 거래명세서를 주고받고, 세금계산서는 한 달 치를 모아 한 번에 발행하는 경우가 많습니다. 국세청 안내에 따르면 거래처별로 한 달(1역월) 동안의 공급가액을 합해 그 달 말일을 작성일자로 하는 월합계 세금계산서는 공급한 달의 다음 달 10일까지 발급할 수 있고, 10일이 토요일이나 공휴일이면 다음 영업일까지 가능합니다.

이때 이 도구의 작성 기록에서 그 달의 거래명세서를 다시 열어 합계를 확인하면 월합계 금액을 맞추기 쉽습니다. 세금계산서의 공급가액과 세액은 실제 거래 금액과 맞아야 하므로, 끝전을 깎아 준 경우에는 할인 품목을 넣어 공급가액과 세액을 함께 줄여 두는 것이 정산할 때 깔끔합니다.

소상공인을 위한 거래명세서 활용 팁

• 매주 같은 품목을 납품한다면 지난 거래명세서를 작성 기록 → 복제로 불러오세요. 품목과 단가가 그대로 들어오고 날짜와 번호만 새로 붙으므로 수량만 고치면 됩니다.
• 반품이나 단가 조정은 품목명을 “반품”, “단가 조정”처럼 적고 단가 앞에 -를 붙여 한 줄 넣으면 공급가액과 세액이 함께 줄어듭니다.
• 종이로 납품할 때는 2부를 인쇄해 인수자 칸에 받는 분의 서명을 받고, 공급자 보관용은 따로 모아 두세요. 휴대폰으로 서명된 명세서를 촬영해 두면 찾기 쉽습니다.
• 거래처마다 사업자등록번호와 주소를 한 번 입력해 거래처 저장을 눌러 두면, 다음부터는 목록에서 고르기만 하면 공급받는자 칸이 채워집니다.

거래명세서 양식 다운로드 (빈 양식 인쇄·PDF)

미리보기 아래의 빈 양식 인쇄 · PDF를 누르면 내 사업자 정보와 도장, 작성 중인 내용 없이 칸만 남은 거래명세서가 나옵니다. 종이 거래명세표처럼 A4 한 장 위쪽에 공급자 보관용, 아래쪽에 공급받는자 보관용이 들어가고, 부마다 월일·품목·규격·수량·단가·공급가액·세액 9줄과 전잔금·입금·잔액·인수자 칸이 있습니다. 인쇄 창에서 PDF로 저장을 고르면 파일로 받을 수 있습니다.

손으로 쓰면 줄마다 공급가액과 세액을 계산하고 합계를 한글로 적어야 합니다. 화면에서 칸을 채우면 이 계산이 자동으로 되고, 거래처와 품목을 저장해 두었다가 다음 거래에 다시 쓸 수 있어 자주 납품하는 곳이라면 온라인 작성이 훨씬 빠릅니다.

입력한 정보는 어디에 저장되나요

사업자 정보, 도장·로고, 거래처 목록, 작성 기록은 이 브라우저 안에만 저장되며 서버로 전송되지 않습니다. 다른 기기에서는 보이지 않고 브라우저 데이터를 지우면 사라지므로, 중요한 거래명세서는 PDF로 저장해 보관하세요. 작성 기록은 최근 50건까지 남고 열기·복제·삭제할 수 있습니다.